⚙️ Sai Lầm Khi Triển Khai ERP/CRM – Giai Đoạn Thực Thi & Vận Hành

Bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng, chọn đúng phần mềm, có kế hoạch chi tiết… nhưng dự án ERP/CRM vẫn thất bại?
Thực tế, nhiều doanh nghiệp “vỡ trận” ở ngay giai đoạn thực thi (Implementation & Go-live) — khi mọi thứ tưởng chừng đã sẵn sàng.

Theo khảo sát của Panorama Consulting Group, gần 50% dự án ERP thất bại trong giai đoạn triển khai, do các lỗi về phối hợp, kiểm thử và truyền thông nội bộ.
Dưới đây là 5 sai lầm điển hình trong giai đoạn thực thi & vận hành ERP/CRM – cùng cách khắc phục hiệu quả.

1️⃣ Thiếu phối hợp giữa IT và nghiệp vụ

Một trong những sai lầm phổ biến nhất là coi ERP/CRM là “dự án của phòng IT”.
Thực chất, ERP/CRM là dự án của toàn doanh nghiệp — trong đó IT là người hỗ trợ kỹ thuật, còn phòng nghiệp vụ là người xác định quy trình thực tế.

➡️ Hậu quả:

• Cấu hình hệ thống sai lệch so với nhu cầu thực tế.

• Quy trình làm việc bị “bẻ cong” để phù hợp với phần mềm.

• Mâu thuẫn giữa người dùng và đội IT trong giai đoạn vận hành.

✅ Giải pháp:

• Thành lập Ban dự án (Project Team) gồm đại diện từ: IT, nghiệp vụ, tài chính, nhân sự và quản lý cấp cao.

• Tổ chức cuộc họp rà soát tiến độ hàng tuần, ghi nhận và phản hồi ngay khi phát sinh vấn đề.

• Ghi lại toàn bộ thay đổi trong biên bản cấu hình hệ thống (Configuration Log) để tránh sai sót sau này.

💡 Gợi ý: Một dự án ERP thành công là dự án mà phòng nghiệp vụ cảm thấy “được hỗ trợ”, không bị áp đặt.

2️⃣ Không kiểm thử đầy đủ (UAT – User Acceptance Test)

Kiểm thử người dùng (UAT) là giai đoạn “chốt hạ” để đảm bảo hệ thống vận hành đúng như kỳ vọng.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại bỏ qua hoặc làm qua loa bước này, khiến lỗi chỉ được phát hiện sau khi hệ thống đã “go-live”.

➡️ Hậu quả:

• Lỗi phát sinh trong hóa đơn, tồn kho, dữ liệu khách hàng.

• Gây gián đoạn hoạt động kinh doanh và mất niềm tin của nhân viên.

✅ Giải pháp:

• Thiết lập môi trường kiểm thử (Test Environment) mô phỏng 100% dữ liệu thật.

• Lựa chọn nhóm người dùng thử nghiệm (Pilot Users) từ các bộ phận chủ chốt: bán hàng, kế toán, kho.

• Thu thập phản hồi, điều chỉnh và kiểm thử lại (Re-test) trước khi chính thức vận hành.

• Lập biên bản nghiệm thu người dùng (UAT Sign-off) để xác nhận hệ thống sẵn sàng.

💡 Ví dụ: Một công ty bán lẻ tại Hà Nội kiểm thử UAT kỹ lưỡng trong 2 tuần đã phát hiện 37 lỗi nhỏ trước khi go-live – nhờ đó hệ thống vận hành ổn định ngay từ ngày đầu.

3️⃣ Quên kế hoạch truyền thông nội bộ

ERP không chỉ là dự án công nghệ – mà là dự án thay đổi văn hóa doanh nghiệp.
Nếu nhân viên không hiểu “vì sao phải dùng”, họ sẽ phản kháng, chống đối ngầm hoặc sử dụng đối phó.

➡️ Dấu hiệu nhận biết:

• Nhân viên nhập dữ liệu qua loa, không cập nhật hệ thống.

• Các phòng ban đổ lỗi cho “phần mềm khó dùng”.

✅ Giải pháp:

• Tổ chức workshop nội bộ, giúp nhân viên hiểu rõ lợi ích cá nhân khi dùng ERP (giảm nhập liệu, dễ theo dõi KPI…).

• Truyền thông thường xuyên qua email, group nội bộ, poster, video hướng dẫn.

• Cử “đại sứ chuyển đổi số” (Digital Champions) ở từng phòng ban để hỗ trợ đồng nghiệp.

• Khen thưởng nhóm sử dụng tốt hệ thống trong 1–3 tháng đầu để khích lệ tinh thần.

💡 Ghi nhớ: ERP không thất bại vì công nghệ – mà vì con người không được truyền cảm hứng sử dụng nó.

4️⃣ Không có kế hoạch hỗ trợ sau “Go-live”

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng sau khi hệ thống chạy ổn định là “xong”.
Thực tế, 3 tháng đầu sau Go-live là giai đoạn dễ phát sinh lỗi nhất – từ sai quy trình đến lỗi dữ liệu.

✅ Giải pháp:

• Duy trì đội hỗ trợ vận hành (Support Team) ít nhất 3–6 tháng sau Go-live.

• Ghi nhận phản hồi người dùng hàng tuần và ưu tiên xử lý lỗi theo mức độ ảnh hưởng.

• Đánh giá định kỳ hiệu quả sử dụng từng module để có kế hoạch tối ưu.

5️⃣ Không đo lường hiệu quả sau triển khai

Nếu không có chỉ số đánh giá rõ ràng (KPI), doanh nghiệp sẽ không biết ERP/CRM mang lại giá trị thực sự hay chưa.

✅ Giải pháp:

• Xác định KPI trước khi triển khai, ví dụ:

  • Giảm 30% sai sót nhập liệu trong 3 tháng.

  • Tăng 20% năng suất xử lý đơn hàng.

  • Rút ngắn thời gian chốt sổ kế toán từ 10 ngày xuống 5 ngày.

• Đo lường định kỳ để xem mức độ hiệu quả và ROI (Return on Investment).

✅ Kết luận (Sai Lầm Khi Triển Khai ERP/CRM)

Triển khai ERP/CRM không chỉ là cài đặt phần mềm – mà là quá trình thay đổi tư duy và quy trình làm việc.
Thành công của dự án phụ thuộc vào sự phối hợp giữa con người, công nghệ và văn hóa doanh nghiệp.

Hãy đầu tư nghiêm túc vào kiểm thử, truyền thông nội bộ và đào tạo người dùng – đó chính là chìa khóa giúp hệ thống vận hành bền vững và mang lại lợi ích thật sự.

➡️ Đọc tiếp: [Cách duy trì & tối ưu ERP/CRM sau triển khai – Tránh lãng phí đầu tư]